Digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking

Wij weten als geen ander hoeveel tijd de administratie, verwerking en betaling van inkoopfacturen kost. Deze uren aan administratie zijn allemaal overhead kosten en die wil elk bedrijf zo minimaal mogelijk houden. Daarom heeft Ricoh een eenvoudige oplossing die werkt voor kleine en grote ondernemers, instellingen en organisaties. Alles digitaal en automatisch maakt dat je veel minder tijd kwijt bent, efficiënter werkt en de kosten inzichtelijk en overzichtelijk houdt.

Hoe werkt het?

Vanaf het moment dat je start met een inkoop/aankoop tot het betalen van de factuur: het kan allemaal digitaal zonder de persoonlijke check, print, nummeren, scannen en invoeren van de gegevens en papieren. Slimme software zorgt dat namen en nummers van leveranciers automatisch worden gekoppeld. Het geeft direct inzicht en overzicht in welke inkopen bij welke leverancier zijn gedaan, wat de  betalingsvoorwaarden zijn en hoe de levering en de betaling wordt afgehandeld. Zonder fouten en zonder stress. Dat maakt administratie en digitale factuurverwerking ook een stuk leuker voor de medewerkers.

Digitale factuurverwerking in 3 stappen

  1. Scan de inkoopfactuur in en alle essentiële gegevens als factuurnummer, betalingsgegevens en klantnaam worden automatisch herkend. Een digitale factuur wordt in het systeem geplaatst (zonder te scannen) en daar gebeurt hetzelfde mee, alle relevante gegevens worden herkend. Alle digitale facturen worden gearchiveerd en dus is het zeer eenvoudig oude facturen te vinden, te vergelijken en te overleggen.
  2. Dan kan de factuur worden gecheckt en goedgekeurd (door de administratie en de  budgethouders). Daarna belandt de factuur automatisch in het betalingssysteem.
  3. De financiële afdeling kan de factuur nu betalen.

Werkt digitale factuurverwerking voor ons?

Voor elk bedrijf is er een passende oplossing. Vanaf 1000 facturen per maand levert het Ricoh factuurverwerkingssysteem kostenbesparing op. Afhankelijk van de complexiteit van de documentprocessen hebben we eenvoudige of vergaande oplossingen die zorgen dat complex weer overzichtelijk en beheersbaar wordt en je facturen slim worden verwerkt of een deel van het bedrijfsproces wordt gestroomlijnd.

Producten

  • ReadSoftOnline zorgt dat je met een scanner, een printer en een internet verbinding een zeer professioneel, veilig en cloud-based factuursysteem hebt. Zo heb je altijd en overal toegang tot de gegevens en facturen. Dat is handig in verband met het nieuwe werken, meerdere vestigingen en flexibele arbeidsuren.
  • Easy Factuurverwerking maakt elk onderdeel van het proces automatisch. Installatie van de software is eenvoudig en je kunt naast factuur automatisering ook alle klantendossiers, inkoopcontracten en communicatie digitaliseren.
  • Basware Digitale Factuurverwerking is een totaaloplossing. Dat betekent dat de facturen automatisch worden gekoppeld aan budgetten, uitgaven en overzichten in het betalingsproces. Koppelen van deze aspecten maakt het gehele verwerkingsproces vele malen sneller.

Voordelen van digitale factuurverwerking

  • 30% besparing op kosten.
  • Volledig transparant, overzichtelijk en inzichtelijk systeem; waarin verwerking, cashflow en voorraadbeheer te zien zijn.
  • Bij optimalisering besteed je 65% minder tijd aan factuurverwerking.
  • Betaling is voor een licentie of de software.
  • Werkt perfect in het nieuwe werken en bij het hebben van diverse branches.
  • Automatisch voldoe je aan alle eisen omtrent factuuradministratie, zoals bewaarplicht.

Vooruit kijken en vooruit lopen

Papier en handmatige processen zijn tijdrovend, intensief, foutgevoelig en procesvertragend. Hoe meer digitaal en georganiseerd bedrijfsprocessen zijn hoe efficiënter je omgaat met overhead. En dat is slim, want dan kan het bedrijf zich richten op de core-business. Dat is slim zaken doen anno nu.