020 763 0840
eService
Officefood
Nieuwsbrief

Digitale transformatie

Digitale transformatie: werk altijd en overal – soepel, efficiënt en veilig

Onze werkomgeving was nog nooit zo dynamisch als nu. We willen altijd en overal soepel (samen)werken. Op kantoor, thuis, bij de klant óf onderweg. Dan is het belangrijk dat de werkomgeving direct aanpasbaar is op veranderende omstandigheden. En dat informatie en documenten altijd en overal beschikbaar zijn. Dit vraagt om digitale transformatie. Ontdek wat Ricoh Business Center voor je kan betekenen.

Snel veranderende technologieën en markten, de trend van hybride werken. Deze ontwikkelingen maken de digitale transformatie nog urgenter. Wat is hierin mogelijk? Digitale transformatie gaat verder dan e-mailen en werken in bedrijfsapplicaties. Het biedt onder meer kansen om bedrijfsprocessen én informatiestromen verregaand te optimaliseren. Zodat je altijd efficiënt en effectief (samen)werkt. Ook op afstand

Business case

Topkantoor Repro Creatief

Topkantoor Repro Creatief B.V. ziet kansen in de huidige repro-grafische markt, met name de focus op personalisatie. Dit vindt Eric Buscher, Eigenaar. De huidige situatie kon deze groeiende vraag niet beantwoorden in verband met verouderde machine. Daarom heeft hij het Ricoh Business Center om advies gevraagd. De specialisten van Ricoh Business Center hebben een vakkundig advies gegeven dat aansluit op groeistrategie en de vraag vanuit de markt.

Bekijk case

“Ricoh levert persoonlijke service, denkt met je mee om zo samen tot de beste uitkomst te komen. Dit vergt flexibiliteit en vakkennis.”

Eric Buscher, Eigenaar van Topkantoor Repro Creatief

Business case

Hekkelman Advocaten

Hekkelman advocaten is gespecialiseerd in arbeidsrecht, ondernemingsrecht, overheid en vastgoed en familie- en erfrecht. Partner in printbeheer is het Ricoh Business Center. “Omdat er dagelijks veel documenten worden gedeeld met onder andere rechtbanken, Raad van State, UWV en klanten is het zaak dat de uitwisseling ervan zo efficiënt mogelijk verloopt,” aldus Janine Huijsman, stafmanager ICT, Marketing & Facility. Verbrugge International B.V. is een toonaangevende havenoperator en transporteur in het strategisch hart van Noordwest-Europa, vlak aan de kust van de Noordzee. Vanaf de start in 1958 zijn we gespecialiseerd in distributie, opslag en overslag van diverse goederen. Partner in printbeheer en digitalisering is hét Ricoh Business Center. "Omdat de dagelijkse processen nog met de hand worden gedaan, was het echt tijd voor een digitaliseringsslag.

Bekijk case

“Wij hebben onze zaken graag goed voor elkaar, zowel in de advocatuur als in onze document- en printomgeving.

Janine Huijsman, Stafmanager ICT, Marketing & Facility Hekkelman advocaten

Business case

Verbrugge International

Verbrugge loopt als bedrijf vooralsnog niet voorop in digitalisering. Terwijl daar wel veel kansen liggen. Dit vindt Joost Visser, Head of Procurement. Daarom heeft hij het Ricoh Business Center om advies gevraagd. De digitale veranderagenda binnen Verbrugge International duurt meerdere jaren. Het Ricoh Business Center van Marco Verwoert is aangesloten als deskundige partij om digitale vernieuwing te brengen, te implementeren en te versnellen.

Bekijk case

“Ricoh denkt open mee, geeft adviezen en is waar nodig positief-kritisch. Veel partijen kunnen je ‘iets verkopen’, maar Ricoh koppelt advies aan constante executie”

Joost Visser - Head of Procurement Verbrugge

Document management: informatie altijd veilig beschikbaar

De digitale transformatie stelt je bijvoorbeeld in staat om papieren documenten te digitaliseren en zo tijd- en plaatsonafhankelijk werken beschikbaar te maken voor iedereen in de organisatie. In ons centraal document management systeem hebben medewerkers altijd toegang tot álle documenten en correspondentie binnen een proces. Of deze nu op papier of in digitale vorm de organisatie binnenkomen.
Dankzij uitgebreide zoekfuncties en ‘intelligent indexing’ vind je álle informatie altijd snel terug in één centraal archief. En dat alles veilig en AVG-proof, dankzij de hoogst mogelijke beveiliging, versleutelde communicatie en uitgebreide autorisatieniveaus.

Processen automatiseren via workflows

Met document management van Ricoh Business Center automatiseer je ook handmatige stappen of administratieve handelingen binnen een proces. Via een workflow definieer je vooraf welke stappen er doorlopen moeten worden. En wie welke actie op welk moment moet uitvoeren. Stel dat drie personen een document moeten goedkeuren, dan stuurt de workflow het document automatisch in de juiste volgorde naar de juiste personen. Handmatig e-mailen (en reminden) is niet meer nodig. En je hebt altijd zicht op de status van een proces, want het document management systeem houdt dit voor je bij.
Document management van Ricoh Business Center is in te regelen voor vrijwel elk proces en elke afdeling, zoals HR, sales, logistiek en finance. Hierbij kan het document management systeem integreren met je bestaande bedrijfsapplicaties, zoals ERP of CRM. Document management is hierop een waardevolle aanvulling.

Samenwerken: overleggen, vergaderen en presenteren

Digitale transformatie betekent ook: beschikken over de geavanceerde AV-middelen en technologie om altijd en overal soepel te overleggen, vergaderen en presenteren. Thuis én op kantoor. Denk aan een veilige en toekomstbestendige videovergaderoplossing, waarmee je prettig vergadert in een hybride setting. Maar ook aan professioneel ingerichte vergaderruimtes, met interactive whiteboards, projectoren, monitors en tools om draadloos te presenteren.

 

Cloud en infrastructuur voor de digitale transformatie

In het licht van de digitale transformatie is het belangrijk dat je beschikt over een flexibele IT-infrastructuur die soepel met je meebeweegt. Ook de stap naar de cloud is niet los te zien van de digitale transformatie. In de cloud zijn documenten en informatie immers altijd en overal beschikbaar. Je werkt eenvoudig met elkaar samen, waar je ook bent. Je deelt en bewerkt documenten, eventueel gelijktijdig met andere collega’s. Investeren in servers en hardware hoeft niet. De cloud is flexibel en schaalbaar – en de kosten voorspelbaar, want je betaalt naar gebruik. Onze experts tonen je graag de kansen voor jouw organisatie. En begeleiden je met een soepele transitie.

Digitale transformatie: laat je adviseren

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor (verdere) digitale transformatie voor jouw organisatie? Of wil je meer weten over één van onze oplossingen? Ons team van experts staat voor je klaar en geeft graag vrijblijvend advies.